Organiser le congrès d’une association ou d’une fédération
Des adhérents à inscrire, des ateliers, une salle à consulter et des attestations à remettre : le congrès annuel d’une association, d’une fédération ou d’un réseau professionnel.
Comment ça se passe
Un congrès associatif ressemble à un congrès professionnel, avec moins de moyens et plus de bénévoles. L’outil est fait pour être pris en main sans formation.
- Avant
Vous partez du modèle « congrès », vous publiez le programme et les ateliers, et vous ouvrez les inscriptions avec les questions qui vous servent : structure, région, fonction. Si l’adhésion se paie ailleurs, vous importez la liste des adhérents ; chacun reçoit son badge par email.
- Pendant
Les bénévoles de l’accueil scannent les badges avec leur propre téléphone, avec le rôle « Accueil » qui ne leur ouvre rien d’autre. En plénière, des sondages et un nuage de mots consultent la salle, et les questions arrivent par écrit plutôt qu’au micro.
- Après
Chaque personne venue reçoit une attestation de présence avec les ateliers suivis, vérifiable par son QR code. Le bureau reçoit le bilan par un lien, sans accès au reste.
Ce dont vous vous servirez
Quatre modules font l’essentiel d’un congrès associatif. Tous les autres sont inclus.
Ce que ça ne couvre pas
Deux choses qu’une association demande parfois et que l’outil ne fait pas.
- Pas de vote statutaire certifié. Les sondages servent à consulter la salle ; ils ne produisent pas de procès-verbal et ne conviennent pas à l’élection d’un bureau ou au vote des résolutions d’une assemblée générale.
- Pas de gestion des adhésions ni des cotisations. LiveEvent gère les inscriptions au congrès ; le fichier des adhérents reste dans votre outil habituel.
Questions fréquentes
- Les bénévoles peuvent-ils scanner avec leur propre téléphone ?
- Oui. Le scan s’ouvre dans le navigateur, sans application. Avec le rôle « Accueil », un bénévole pointe et consulte la liste, sans pouvoir modifier le site ni le programme.
- Peut-on remettre une attestation de présence ?
- Oui. Chaque personne venue reçoit la sienne par un lien et par email, avec les ateliers suivis. Son QR code permet de la vérifier.
- Peut-on réserver l’inscription aux adhérents ?
- Oui, de deux façons : en limitant l’inscription à certains domaines d’email, ou en important vous-même la liste des adhérents. Le site peut aussi n’être visible que des personnes inscrites.