Comment organiser le check-in d’un événement par QR code
Badge envoyé par email, scan sur téléphone, liste partagée entre les postes : la méthode pour faire entrer plusieurs centaines de personnes sans file d’attente.
Mis à jour en octobre 2026 · Tous les guides
Pour un check-in par QR code, chaque participant reçoit un badge avec un code unique par email. À l’entrée, l’équipe scanne ce code avec un téléphone : le nom s’affiche et la personne est notée présente pour tous les postes. Prévoyez un poste pour 150 à 200 arrivées par heure, une connexion fiable et un poste pour les cas particuliers.
Étape par étape
Envoyer un badge à code unique
Chaque inscription produit un QR code aléatoire, impossible à deviner, lié à la personne et à l’événement. Envoyez-le par email dès l’inscription, puis rappelez-le la veille : beaucoup le retrouvent grâce au rappel.
Choisir le matériel de scan
Un téléphone récent avec un navigateur suffit, sans application. Chargez-les à fond et gardez une batterie externe par poste. Une douchette matérielle n’est utile que pour un très gros débit.
Calculer le nombre de postes
Un scan prend quelques secondes, mais une personne sans badge en prend plusieurs minutes. Comptez un poste pour 150 à 200 arrivées par heure, et ajoutez un poste à part pour les cas particuliers : badge perdu, inscription sur place, nom mal orthographié.
Vérifier le réseau
Un check-in en ligne a besoin d’une connexion à l’entrée. Testez le wifi du lieu à l’endroit exact de l’accueil, et prévoyez un partage de connexion 4G ou 5G en secours.
Faire une répétition la veille
Scannez trois badges de test sur chaque téléphone, à l’emplacement de l’accueil. C’est là que l’on découvre un reflet sur l’écran, une caméra trop lente ou un réseau qui ne passe pas.
Suivre les arrivées en direct
Pendant l’accueil, gardez un œil sur le nombre de présents. Il sert à décider quand lancer la plénière, et à repérer une entrée qui sature.
Les erreurs les plus fréquentes
- Scanner hors ligne sur plusieurs postes : la même personne peut entrer deux fois, et les listes ne se recollent qu’après coup.
- Donner aux renforts d’un jour un compte qui peut tout modifier. Un rôle limité au scan suffit.
- Oublier ceux qui n’ont pas leur badge : sans recherche par nom, ils bloquent toute la file.
Le faire avec LiveEvent
Dans LiveEvent, le badge part par email dès l’inscription, le scan s’ouvre dans le navigateur du téléphone, et le rôle « Accueil » pointe sans pouvoir modifier le reste. Les badges peuvent aussi s’imprimer à l’arrivée ou à une borne libre-service.
Questions fréquentes
- Faut-il une application pour scanner les QR codes ?
- Pas avec LiveEvent : le scan est une page web qui utilise la caméra du téléphone. D’autres outils demandent une application, à installer sur chaque téléphone avant le jour J.
- Que faire si un participant n’a pas son badge ?
- Cherchez-le par son nom dans la liste et pointez-le à la main. Tenir ces cas sur un poste à part évite de ralentir les autres.
- Combien de personnes un poste peut-il faire entrer ?
- Un scan prend quelques secondes ; en pratique, ce sont les cas particuliers qui fixent le débit. Une base de 150 à 200 arrivées par heure et par poste est prudente, à ajuster après une première édition.