Faire un formulaire d’inscription à un événement gratuit
Les questions à poser, celles à éviter, la jauge, la liste d’attente et la confirmation : comment remplir un événement gratuit sans perdre les gens en route.
Mis à jour en octobre 2026 · Tous les guides
Un bon formulaire d’inscription demande le minimum : nom, email, et les seules informations dont vous aurez vraiment besoin. Fixez une jauge, ouvrez une liste d’attente, et envoyez une confirmation avec le badge dès l’inscription. Pour un événement gratuit, comptez qu’une partie des personnes inscrites ne viendra pas, et relancez-les la veille.
Étape par étape
Ne demander que l’utile
Chaque question en plus fait perdre des inscriptions. Pour chacune, demandez-vous ce que vous ferez de la réponse ; si rien, retirez-la.
Découper les longs formulaires
Au-delà de six ou sept questions, des étapes rendent le formulaire moins intimidant. Les questions conditionnelles évitent de poser à tout le monde ce qui ne concerne que certains.
Fixer une jauge et une liste d’attente
La jauge protège le lieu ; la liste d’attente récupère les places des désistements. Si elle avance toute seule, vous n’avez rien à gérer à la main.
Confirmer tout de suite
L’email de confirmation doit partir dans la minute, avec le badge, la date, le lieu et un lien pour se désinscrire.
Relancer avant le jour J
Un rappel la semaine d’avant et un la veille réduisent les absences, et libèrent des places quand quelqu’un se désiste.
Respecter le RGPD
Dites à quoi servent les données et combien de temps vous les gardez, isolez les informations sensibles, et laissez chacun corriger ou effacer sa fiche.
Les erreurs les plus fréquentes
- Demander l’adresse postale, le numéro de téléphone et la date de naissance quand un email suffit.
- Laisser le formulaire ouvert sans protection : des robots finissent par le remplir.
- Ne pas prévoir de liste d’attente, et refuser des personnes alors que des places se libèrent.
Le faire avec LiveEvent
Dans LiveEvent, le formulaire se compose avec vos questions, en étapes, avec des champs conditionnels. La jauge, la liste d’attente qui avance seule, la protection anti-robot, le badge QR code par email et le désabonnement en un clic sont inclus.
Questions fréquentes
- Quel taux d’absence prévoir pour un événement gratuit ?
- Il varie beaucoup selon le public et le délai entre l’inscription et l’événement. Mesurez-le sur votre première édition, puis ajustez la jauge ; les rappels la veille le réduisent nettement.
- Peut-on inscrire une équipe en une fois ?
- Dans LiveEvent, une adresse email vaut une inscription. Pour inscrire un groupe, l’organisateur importe la liste ; chacun reçoit alors son badge.
- Un formulaire d’inscription doit-il recueillir un consentement ?
- Il doit informer : à quoi servent les données, qui les reçoit, combien de temps elles sont gardées. Un consentement explicite est nécessaire pour un usage qui n’est pas l’événement lui-même, comme une lettre d’information.