Comment réduire les absences à un événement
Rappels par email et par SMS, informations pratiques à portée de main, désistement facile : ce qui fait venir les personnes inscrites.
Mis à jour en octobre 2026 · Tous les guides
Pour réduire les absences, rappelez l’événement à plusieurs moments : une semaine avant, la veille et le jour même, avec l’heure, le lieu ou le lien du direct dans le message. Facilitez le désistement, pour que la place serve à quelqu’un d’autre. Un SMS le jour même, envoyé à ceux qui l’ont accepté, arrive là où l’on regarde. Mesurez le taux de présence à chaque édition pour savoir quoi ajuster.
Étape par étape
Prévoir le calendrier des rappels
Un rappel une semaine avant pour bloquer la date, un la veille pour l’organisation pratique, un le jour même pour l’heure et l’entrée. Pour un événement annoncé longtemps à l’avance, ajoutez un rappel un mois avant.
Mettre l’essentiel dans chaque rappel
L’heure, l’adresse ou le lien du direct, le badge, et les sessions où la personne a une place. Un rappel qui oblige à chercher un autre email n’aide personne.
Ajouter un SMS le jour même
Un SMS court le matin de l’événement, ou une heure avant un webinaire. Il n’atteint que les personnes qui ont donné leur numéro et coché une case de consentement : prévoyez ces deux champs dans le formulaire d’inscription.
Rendre le désistement facile
Une personne qui ne peut plus venir doit pouvoir le dire en un clic. Sa place revient à la liste d’attente, et vos prévisions de présence restent justes.
Donner des nouvelles entre-temps
Le programme qui se précise, un intervenant annoncé, l’ouverture du networking : une nouvelle entre l’inscription et l’événement rappelle pourquoi on s’est inscrit.
Mesurer la présence
Comparez le nombre de présents au nombre de personnes inscrites, à chaque édition. C’est ce chiffre qui dit si les rappels font effet.
Les erreurs les plus fréquentes
- Envoyer un seul rappel, trois semaines avant : il est oublié le jour venu.
- Envoyer des SMS sans consentement. En plus du risque juridique, un SMS que personne n’attendait vaut plus de plaintes que de présents.
- Ne rien prévoir pour ceux qui se désistent : une place libérée sans liste d’attente reste vide.
Le faire avec LiveEvent
Dans LiveEvent, les rappels J-30, J-15, J-10, J-7, J-3, J-1, « C’est aujourd’hui » et « C’est maintenant » partent seuls une fois activés, dans la langue de chaque participant, et le bloc « Vos sessions » rappelle ses ateliers. Les SMS partent par le compte Brevo de votre organisation, aux participants qui l’ont accepté.
Questions fréquentes
- À quel moment envoyer le dernier rappel ?
- Le jour même : le matin pour un événement sur place, entre quinze minutes et une heure avant le début pour un direct en ligne, avec le lien pour rejoindre.
- Un SMS remplace-t-il l’email de rappel ?
- Non. L’email porte le badge et les détails ; le SMS sert le jour même, pour un message court : l’heure, l’entrée, un changement de salle.
- Faut-il écrire aux personnes qui ne sont pas venues ?
- Oui, après l’événement : un email avec le replay ou les supports leur donne ce qu’elles ont manqué, et vous dit qui reste intéressé pour l’édition suivante.