Un congrès
Plusieurs jours, plusieurs salles, des ateliers à places limitées et un public qui pose des questions. C’est le format le plus exigeant, et celui qui se sert le plus du programme.
Comment ça se passe
Les mêmes fonctions que pour tout autre événement, dans l’ordre où un congrès s’en sert.
- Avant
Vous montez le site et le programme : sessions, salles et intervenants, sur autant de jours qu’il faut. Les ateliers à capacité limitée s’ouvrent à la réservation, avec une liste d’attente qui avance seule. Les inscriptions ouvrent, chaque participant reçoit son badge à code QR par email, et les rappels suivent.
- Pendant
L’accueil scanne les badges sur téléphone, la liste se met à jour pour toute l’équipe, et le pointage d’atelier se fait séance par séance. En salle, la conduite enchaîne les sondages et les questions du public ; les écrans de scène affichent ce que vous leur envoyez.
- Après
Vous relisez la fréquentation session par session, vous ajoutez vos propres chiffres, et vous envoyez le bilan au commanditaire par un lien révocable. L’édition suivante se monte en dupliquant celle-ci.
Ce dont vous vous servirez
Quatre modules portent l’essentiel d’un congrès. Tout le reste est disponible sans supplément.
Ce que ça ne couvre pas
Deux choses qu’un congrès demande parfois et que l’outil ne fait pas.
- Pas de billetterie payante : les inscriptions sont gratuites. Un congrès payant vend ses places sur sa billetterie (Billetweb, Weezevent…) ; une fois celle-ci reliée, ses acheteurs deviennent ici des participants, avec leur badge.
- Pas d’application mobile dédiée. Le programme, le badge et l’interactivité s’ouvrent dans le navigateur du participant. Cela évite un téléchargement, mais ne remplace pas une application si vous en voulez une.
Les questions qu’on nous pose
- Combien de sessions et d’intervenants peut-on gérer ?
- Plusieurs centaines de chaque, avec recherche, filtres sur tous les champs et pagination, dans le tableau de bord comme sur le site.
- Peut-on limiter les places d’un atelier ?
- Oui, session par session, avec une liste d’attente qui avance d’elle-même quand quelqu’un se désiste, et un pointage propre à la séance.
- Le congrès est en plusieurs langues : est-ce géré ?
- Oui. Sept langues activables par événement, avec repli sur la langue par défaut plutôt qu’un trou. Un participant reçoit la sienne sans avoir à la choisir.